Cuando empiezan a acumularse las llamadas, las citas, los mensajes y las tareas administrativas, muchas empresas se encuentran ante la misma duda: ¿necesito contratar a alguien o puedo externalizar parte de este trabajo?
La secretaría virtual es una alternativa para autónomos, profesionales y empresas que necesitan mejorar su atención telefónica y organización diaria sin incorporar necesariamente una persona a su plantilla.
Pero antes de contratar el servicio surge una pregunta lógica: ¿cuánto cuesta una secretaria virtual en España?
No existe un precio único. El coste depende principalmente del volumen de trabajo, del tipo de llamadas que haya que gestionar y de las tareas que necesite delegar cada negocio.
En este artículo explicamos qué factores influyen en el precio y qué deberías valorar para saber qué tipo de servicio necesitas.
¿De qué depende el precio de una secretaria virtual?
Una secretaría virtual no funciona igual para todos los negocios. Una clínica que recibe llamadas continuamente para solicitar, cambiar o cancelar citas tiene unas necesidades diferentes a las de un profesional que únicamente necesita que alguien atienda el teléfono mientras está reunido con clientes.
Por eso, antes de comparar tarifas, conviene analizar qué necesitas realmente delegar.
1. El volumen de llamadas
Uno de los principales factores es la cantidad de llamadas que recibe el negocio. No requiere los mismos recursos gestionar unas pocas llamadas al día que atender un flujo constante durante toda la jornada.
- cuántas llamadas recibes;
- en qué horarios se concentran;
- cuánto suelen durar;
- qué tipo de consultas realizan los clientes;
- qué debe hacerse después de cada llamada.
2. El horario en el que necesitas atención telefónica
Hay negocios que necesitan apoyo durante toda su jornada y otros que únicamente necesitan cubrir determinados momentos.
- mientras están atendiendo clientes;
- durante reuniones;
- en determinadas franjas horarias;
- cuando el equipo está ocupado;
- cuando no pueden responder personalmente.
3. El tipo de llamadas que hay que gestionar
No todas las llamadas requieren el mismo nivel de intervención. En algunos casos basta con atender correctamente, recoger los datos y enviar un mensaje. En otros, la persona que atiende debe conocer previamente un protocolo para identificar el motivo, ofrecer información previamente definida o derivar la llamada.
- atender y registrar llamadas;
- filtrar llamadas;
- derivar determinadas consultas;
- gestionar consultas frecuentes previamente definidas.
4. La gestión de agenda y citas
La gestión de agenda es especialmente importante en negocios donde gran parte de las llamadas terminan en una cita.
- consultar disponibilidad;
- concertar citas;
- modificar reservas;
- registrar cancelaciones;
- gestionar varias agendas;
- trasladar la información necesaria al equipo.
5. El número de profesionales o agendas
No es lo mismo gestionar la agenda de un único profesional que coordinar citas para varios miembros de un equipo. El número de personas, agendas y procedimientos también influye en la complejidad del servicio.
¿Qué puede incluir un servicio de secretaría virtual?
Dependerá de cada proveedor y del servicio contratado. Por eso, cuando compares precios, no deberías fijarte únicamente en la cifra final, sino en qué incluye exactamente el servicio.
- atención y recepción de llamadas;
- recogida de mensajes;
- filtrado y derivación de llamadas;
- gestión de agenda y citas;
- comunicación de llamadas recibidas;
- seguimiento de protocolos específicos;
- apoyo administrativo relacionado con la atención al cliente.
¿Secretaria virtual o contratar una persona?
Contratar una persona puede ser adecuado cuando existe suficiente volumen de trabajo para necesitar una presencia continua y, especialmente, cuando también hay tareas que deben realizarse físicamente en las instalaciones.
Una secretaria virtual puede resultar interesante cuando el problema está principalmente relacionado con la atención telefónica, la gestión de agenda o determinadas tareas administrativas que pueden realizarse a distancia.
La pregunta adecuada no es qué opción es mejor en términos absolutos, sino qué necesita realmente tu negocio en este momento.
¿Cuándo puede compensar contratar una secretaria virtual?
- interrumpes constantemente tu trabajo para atender llamadas;
- tienes llamadas perdidas con frecuencia;
- atiendes clientes o pacientes y no puedes responder mientras estás con ellos;
- necesitas ayuda para gestionar citas;
- tu equipo dedica demasiado tiempo al teléfono;
- recibes consultas mientras estás en reuniones o desplazamientos;
- todavía no necesitas incorporar una persona a jornada completa;
- quieres ofrecer una atención telefónica más organizada y profesional.
El objetivo no debería ser simplemente que alguien coja el teléfono. Una buena atención telefónica debe conseguir que cada llamada tenga continuidad dentro del negocio.
Entonces, ¿cuánto cuesta una secretaria virtual?
Para calcular correctamente el precio hay que conocer primero las necesidades del negocio. Las variables principales son: volumen de llamadas + horario + duración y complejidad de las llamadas
+ gestión de agenda + número de usuarios + tareas adicionales.
En Organizita podemos analizar cómo gestionas actualmente tus llamadas y qué tareas necesitas delegar para determinar el servicio que realmente necesita tu empresa.
¿Quieres saber cuánto costaría en tu caso?
Puedes solicitar un presupuesto indicando aproximadamente el volumen de llamadas de tu negocio, si necesitas gestión de agenda y las características principales del servicio.
Calcula tu presupuesto de secretaría virtual con Organizita.